Nieterminowe dostarczanie dokumentów do biura rachunkowego – jak sobie z tym poradzić?
26 lipca 2022
Nieterminowe dostarczanie dokumentów do biura rachunkowego to jeden z notorycznych problemów wielu pracowników księgowości i rachunkowości. Otrzymane od klienta na ostatnią chwilę dokumenty rozliczeniowe oznaczają pracę po godzinach pracowników biura, ponieważ rozliczenia muszą być zrealizowane w wyznaczonym przez prawo terminie. Jak zmobilizować klientów do przekazywania dokumentów na czas? Oto kilka naszych wskazówek.
Otrzymanie dokumentów po zamknięciu ksiąg rachunkowych
Praca biura rachunkowego jest mocno podporządkowana konkretnym datom i terminom. Wyznacza to swoisty rytm pracy biura, ponieważ terminarz ten rzadko kiedy się zmienia i jest on wszystkim dobrze znany.
Najważniejsze rozliczenia i ich terminy to:
- rozliczenie podatku dochodowego i VAT – odpowiednio 20. i 25. dzień miesiąca, następujące po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie;
- zamknięcie ksiąg rachunkowych w danym miesiącu – do 20. dnia następnego miesiąca; jeśli “zabłąkane” dokumenty rozliczeniowe od klienta wpłyną po zamknięciu ksiąg rachunkowych za dany miesiąc, można je jeszcze zaksięgować w miesiącu następnym;
- podatkowe i bilansowe rozliczenie danego miesiąca – należy je zakończyć najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy to rozliczenie;
Wpływ opóźnień na rozliczanie VAT
Informacje wyżej wymienione posiadają także klienci. W celu zapewnienia sobie czasu na rozliczenie wszystkich dokumentów rozliczeniowych klienta, biuro rachunkowe powinno wymagać, aby zostały dostarczone najpóźniej w ciągu tygodnia od zakończenia miesiąca.
Klienci jednak nie zawsze wywiązują się z terminowego przekazywania dokumentów na tyle wcześnie, aby biuro mogło bez presji naglącego czasu uwzględnić je w obowiązkowych rozliczeniach.
Taka sytuacja wpływa nie tylko na zakłócenie organizacji pracy całego biura, ale także zwiększa ryzyko popełnienia błędów rozliczeniowych. Pracownicy księgowości często zmuszeni są pracować po godzinach, aby “zamknąć miesiąc” w terminie. Co zatem zrobić, aby dowody księgowe klientów nie wpływały do biura rachunkowego w ostatniej chwili?
Jak zmotywować klientów do przesyłania dokumentów na czas?
Dobrze skonstruowana umowa między biurem rachunkowym a Klientem może być kluczem do sukcesu w kwestii omawianego problemu.
Powinna ona zawierać przede wszystkim:
- jasno określone obowiązki stron w tym zakresie,
- zasady odpowiedzialności obu stron w przypadku naruszenia jej postanowień.
Przyda się także asertywność w egzekwowaniu wobec Klientów jej zapisów i poinformowanie ich o przepisach prawa w tym zakresie. W świetle prawa biuro rachunkowe (a dokładniej np. jego właściciel lub pracownik) nie będzie uznawane za sprawcę czynu zabronionego, polegającego na naruszeniu obowiązków podatkowych dotyczących danego klienta, w przypadku udokumentowanego, opóźnionego otrzymania dokumentów źródłowych, stanowiących podstawę rozliczenia podatkowego. Odpowiedzialność taka spoczywa na podatniku.